قدم اول: هدف‌گذاری

ابتدا باید هدف سازمان از طراحی مدل شایستگی مشخص باشد. منظور از تعیین هدف این است که سازمان قرار است کجا از مدل شایستگی استفاده کند؟ پاسخ به این پرسش منجر به جلوگیری از بدون استفاده ماندن مدل شایستگی در سازمان می‌شود.

قدم دوم: بنچ‌مارکینگ

بعد از هدف‌گذاری، خوب است که مدل‌ های مختلف شایستگی در سازمان‌های مشابه مورد بررسی و مطالعه قرار گیرند. بله، درست است که هر شغل و سازمانی شرایط خاص خود را دارند و مدل ‌های شایستگی کپی‌ برداری شده، مطابق با فرهنگ سازمانی نیستند اما، توجه به نمونه مدل‌ های شایستگی می‌تواند اطلاعات اولیه مناسبی در اختیار ما قرار دهد.

قدم سوم: مصاحبه

مرحله سوم از فرایند طراحی مدل شایستگی، مصاحبه با افراد مختلف برای شناخت شغل است. به‌ خصوص مصاحبه با افراد دارای عملکرد عالی. بهترین روش مصاحبه این است که نمونه‌هایی از عملکرد عالی فرد در گذشته مورد بررسی قرار گیرد و از کارمند خواسته شود تا رفتارها و اندیشه‌هایی را که در آن موقعیت داشته است شرح دهد. با تحلیل این اطلاعات می‌توان به فهرستی از اطلاعات برای مدل شایستگی دست پیدا کرد.

قدم چهارم: تحلیل جهت‌گیری های استراتژیک سازمان

این مرحله می‌تواند قبل از مراحل دیگر نیز انجام شود. تحلیل جهت‌گیری های استراتژیک سازمان باهدف ایجاد هم‌راستایی میان فعالیت‌های منابع انسانی و اهداف و استراتژی‌های سازمان در نظر گرفته‌ شده است. با نگاه کردن به اهداف و استراتژی‌های سازمان، می‌توان شایستگی‌های لازم برای دستیابی به آنها را فهرست کرد و در مدل شایستگی گنجاند. برای مثال اگر یکی از استراتژی‌های کلیدی سازمان «نوآوری» باشد. شایستگی‌های «خلاقیت» و «تسهیم دانش» باید تعریف ‌شوند.

قدم پنجم: تحلیل داده‌ها و تهیه فهرست اولیه از شایستگی‏ ها

در این مرحله، با استفاده از روش تحلیل داده، شایستگی‌ها استخراج می‌شوند. در تهیه فهرست شایستگی این نکته باید در نظر گرفته شود که حتماً شایستگی‌هایی که منجر به عملکرد بالا می‌شوند شناسایی شوند.

قدم ششم: تشکیل گروه کانونی، انتخاب فهرست شایستگی‏ ها و تعیین اهمیت

برای نهایی کردن فهرست شایستگی‌ها و تعیین اهمیت آنها، تشکیل گروه‌های کانونی یا پنل خبرگان، راهکاری مناسب است و نسبت به روش‌هایی چون توزیع پرسشنامه مزایای بسیاری خواهد داشت.

قدم هفتم: فرایند طراحی مدل شایستگی

برای نهایی کردن فهرست شایستگی‌ها و تعیین اهمیت آنها از گروه‌های کانونی یا پنل خبرگان استفاده کنید.

قدم هشتم: تدوین مصادیق رفتاری و سطوح خبرگی

مصادیق رفتاری برای سنجش پذیر کردن شایستگی‌ها به‌کار می‌روند و به کارکنان کمک می‌کنند تا درک کاملی از شایستگی‌ها به‌دست آورند. اینجا حتماً باید به متناسب‌سازی مصادیق با فرهنگ و انتظارات سازمانی توجه کرد. این مصادیق اصلاً قابل کپی و تقلید نیستند و نه تنها از سازمانی به سازمان دیگر که حتی در شغل‌های یک سازمان هم متفاوت هستند.

مثال برای درک بهتر مصادیق رفتاری در طراحی مدل شایستگی

مصادیقی که می‌توان برای شایستگی حل مسئله تعریف کرد عبارت است از:

• مشکلات را قبل از تلاش برای حل، قالب‌بندی کرده، آن‌ها را به بخش‌های کوچک‌تر می‌شکند و تمام جنبه‌های پنهان آن را مشخص می‌سازد.
• در تحلیل علت‌یابی مشکلات، بینش خوبی داشته و طیف وسیعی از راه‌حل‌ها و پیامدهای اجرای هرکدام را مشخص می‌کند.
• برای پیدا کردن راه‌حل از منابع مفید مختلفی جستجو کرده و صرفاً به یک منبع اکتفا نمی‌کند.
• هم‌چنین از ایده‌های دیگران برای توسعه راه‌حل‌ها استفاده کرده و از کسانی که توانسته‌اند مشکلات این‌چنینی را حل کنند مشاوره می‌گیرد.
• اثرات راه‌حل پیشنهادی را بررسی کرده و فراتر از راه‌حل مشخص و واضح فکر می‌کند یعنی با پیدا کردن اولین راه‌حل متوقف نمی‌شود و برای اندازه‌گیری تأثیر راه‌حل ارائه‌شده، برای آن یک دوره آزمایشی تعریف کرده تا نتایج به‌کارگیری آن را ارزیابی کند.

قدم نهم: ارزیابی و به‌روز نگه‌داشتن مدل شایستگی

به‌روز بودن مدل شایستگی بر اساس تغییرات درون و برون‌سازمانی اهمیت بالایی دارد. در واقع بسیار مهم است که در صورت تغییر محیط سازمانی، استراتژی‌های سازمانی، شرح شغل‌ها و هرگونه تغییرات دیگری، مدل‌ های شایستگی نیز مورد بازنگری قرار گیرند.

نوشته فرایند طراحی مدل شایستگی در سازمان اولین بار در مجله تخصصی آموزش و توسعه منابع انسانی. پدیدار شد.

بوت کمپ چیست؟

بوت کمپ در گذشته به معنای یک کمپ نظامی آموزشی بود که برای استخدام نیروهای جوان، با استعداد و پرتلاش برای استخدام انجام می شد بوت کمپ های نظامی، کمپ هایی هستند که زمان برگزاری این بوت کمپ ها مراحل بسیار خشن و سرعتی می باشد. در پایان این دوره های نظامی افراد برتر بصورت تضمینی استخدام می شوند. امروزه بوت کمپ ها معانی متفاوتی به خود گرفته اند. آن ها با اهداف آموزشی و پرورش ویژگی ها و تخصص ها به پا می شود. بوت کمپ ها یک ویژگی بخصوص و برتری خاصی دارند و آن هم پروژه محور بودن آن است. شما با کار بر روی پروژه ها می توانید رزومه خوبی برای خود درست کنید و همچنین در یک تجربه واقعی و عملی قرار گرفته اید و خود را محک می زنید. بوت کمپ در واقع یک دوره آموزشی فشرده و هدفمند، برای پرورش افراد با استعداد و علاقه‌مند است.

تاریخچه بوت کمپ

همانطور که گفته شد بوت کمپ در ابتدا در فعالیت های نظامی استفاده می شد. اولین بوت کمپ در سال ۱۸۸۸ توسط ارتش آمریکا در جهت توسعه مهارت های فردی افراد مثل رژیم غدایی و تناسب اندام برگزار شد. این بوت کمپ ها، کمپ های آموزشی بصورت فشرده و با درجه سختی بالا بود که برای متخصص شدن افراد در حوزه های بخصوصی طرح ریزی شد.

بوت کمپ با کارآموزی چه تفاوتی دارد؟

کارآموزی و بوت کمپ هر دو مزیت‌های خاص خود را دارند. کارآموز یک شرکت معمولا بخشی از کارهای یک شرکت را بر عهده می‌گیرد و در حین کار، آموزش‌های لازم برای انجام هر چه بهتر وظیفه خود را می‌بیند. بنابراین ویژه کار در همان شرکت تعلیم می‌بیند و شاید اگر زمانی قصد ترک آن مجموعه را داشته باشد، موقعیت‌های شغلی کمی با توانایی‌های او سازگار باشد. این در حالی است که در بوت کمپ، یک پروژه خاص و معین بصورت شخصی و یا گروهی در پایان دوره به نتیجه خواهد رسید. یعنی تمامی مراحل و پیچ و خم‌های آن پروژه با هم فکری و برنامه‌ریزی گروه و یا خود شخص پشت سرگذاشته می‌شود. این موضوع باعث می‌شود فرد توانایی حل مسئله را تجربه کند و بتواند در شرکت‌های بیشتری شانس استخدام داشته باشد.

در جواب این سوال که بوت کمپ بهتر است یا کارآموزی؟ پاسخی یکتا و مشخص وجود ندارد و بسته به شخصیت و علاقه فرد تصمیم‌گیری متفاوت خواهد بود. برای کسی که دوست دارد، تمام تمرکز و حواس خود را روی یک کار و مسئله بگذارد و علاقه‌مند به تغییر محل کار خود نیست، احتمالا کارآموزی مفیدتر باشد اما کسی که برایش ثبات در یک موقعیت شغلی و تمرکز روی یک فعالیت خاص سخت باشد، تجربه بوت کمپ می‌تواند فواید بیشتری داشته باشد. اگر ما شناخت کافی از شخصیت و توانایی‌های خود داشته باشیم، بدون شک می‌توانیم در بزنگاه‌ها انتخاب درستی بگیریم.

تفاوت در دوره‌های آموزشی مختلف با بوت کمپ چیست؟

بوت کمپ‌ها، دوره‌های آموزشی فشرده، گروهی و کاملاً عملی هستند. به عبارت دیگر، شما در دوره‌های آموزشی مختلف، هدفتان افزایش دانش یا مهارت در یک زمینه‌ی به‌خصوص خواهد بود. این در حالی است که بوت کمپ‌ها به منظور افزایش مهارت و عمل(شایستگی) در یک حوزه‌ی کاری برگزار می‌شود. بنابراین مهم‌ترین تفاوت بوت کمپ‌ها را با سایر دوره‌های آموزشی، می‌توان در هدف نهایی آن‌ها دانست.

تفاوت دیگری که در بوت کمپ‌ها با سایر دوره‌های آموزشی به چشم می‌خورد، زمان فشرده و کوتاه آن است. بوت کمپ‌ها برخلاف کارآموزی‌ها و شیوه‌های دیگر آموزشی، شما را برای بازار کار شغلی گسترده‌تری آماده می‌کنند.

مزایای بوت کمپ نسبت به سایر راه های آموزشی

• تقویت روحیه کار تیمی و افزایش یادگیری
• صرفه جویی در زمان و نقد و بررسی عملکرد فرد
• تجربه بیشتر
• نظم و هماهنگی
• اشتراک اهداف افراد شرکت کننده
• یافتن دوست و همکار

نوشته بوت کمپ (boot camp) اولین بار در مجله تخصصی آموزش و توسعه منابع انسانی. پدیدار شد.

کارسنجی (جدول کار)

جدول تقسیم کار جدولی است که نشان می دهد کارکنان سازمان در یک مدت معین (مثلا یک هفته)چه کارهایی را انجام می دهند و چه مقدار زمان را صرف انجام این کارها می کنند. به این ترتیب با استفاده از جدول تقسیم کار می توان مشخص کرد که چه کارها و فعالیت هایی در یک مدت معین انجام می شود. چه اشخاصی این کارها را انجام می دهند و هر یک از کارکنان سازمان چند ساعت از وقت خود را صرف انجام یک کار می کنند.

موارد استفاده از جدول تقسیم کار

1. برای تقسیم درست و منطقی کار بین کارکنان سازمان
2. به منظور استفاده صحیح از تخصص و مهارت هر یک از کارکنان به طوریکه به هریک ازآنان کاری در حد تخصصش محول شود
3. برای تعیین تعداد افراد مورد نیاز برای انجام یک کار یا یک سازمان
4. به منظور جلوگیری از کندی کار و ایجاد سهولت در انجام امور
5. برای تعیین میان کارایی و سنجش کارکنان

 مزایای جدول تقسیم کار

• کسب اطلاع ازحجم واقعی کار و نحوه توزیع آن در بین پست های سازمان
• شناخت محل های تراکم کار از یک سو و تراکم نیروهای انسانی از سوی دیگر
• آگاهی از تکرار و تداخل وظایف
• آگاهی از نحوه اختصاص وقت به هر یک از وظایف
• آگاهی از نحوه تطبیق ونوع و ماهیت وظیفه با تخصص کارکنان
• کسب اطلاع از اوقات اضافی کارکنان
• آگاهی از تعداد واقعی نیروی انسانی مورد نیاز
• ارزشیابی کارکنان و به دست آوردن مبنایی برای تعیین حقوق و مزایای آنها

محدودیت های جدول تقسیم کار

• احتمال واقعی نبودن اطلاعات دریافتی از کارکنان
• مشکل تعیین زمان واقعی برای برخی از وظایف

 مراحل تهیه و تنظیم جدول تقسیم کار

1. انتخاب واحد بررسی
2. تهیه فهرست وظایف کارکنان
3. تهیه فهرست فعالیت ها
4. تهیه جدول تقسیم کار برای وضع موجود
5. تجزیه و تحلیل جدول تقسیم کار وضع موجود و کشف نقایص آن
6. تهیه جدول تقسیم کار پیشنهادی

• آیا کلیه فعالیت های که در این واحد انجام می شود به این واحد تعلق داره؟
• کدام یک از فعالیت ها بیشترین وقت را به خود اختصاص می دهند و آیا لازم است این مقدار زمان صرف آنها شود؟
• چه مقدار وقت صرف کارهای غیر ضروری مشود ؟ منظور از کار غیر ضروری کاری است که در تامین اهداف سازمان اثری ندارد مثل شرکت در بعضی جلسات
• آیا از تخصص و مهارت کارکنان به نحو مطلوب استفاده می شود؟
• آیا حجم کار تقسیم شده متناسب است؟
• آیا وظایف ارجاعی به کارکنان به هم مرتبط است؟
• آیا تقسیم بندی وظایف(جزء کردن وظیفه ها) خوب انجام شده؟
• آیادر تقسیم وظایف روحیه و علاقه افراد لحاظ شده؟
• آیا در تعیین افرادی که با هم ارتباط کاری دارند به وجود علاقه مشترک و تشابه شخصیتی توجه شده ؟
• آیا در انجام وظایف تداخل و تکرار وجود دارد؟

نمودار جریان کار

نمودارجریان کار جدولی است که با استفاده از علایم ویزه مراحل مختلفی را که برای انجام یک کار یا فعالیت از ابتدا تا انتها انجام می شود بیان می کند همچنین زمان و مسافت هریک از مراحل را نشان می دهد. با کمک نمودار جریان کار می توان علل به وجود آورنده مشکل را روی صفحه به آسانی جستجو و پیدا کرد و با آزمایش های مکرر تغییر دادن تقدم و تاخر مراحل کار و نیز ایجاده سایر تغییرات لازم مناسب ترین شکل جریان کار راکشف کرد.

 موارد استفاده از نمودار جریان کار

• بررسی تعداد افراد مورد نیاز برای برای اشتغال در سازمان و تعدیل نیروی انسانی
• بررسی علل مواجهه سازمان با افزایش حجم کار در برخی از مواقع
• بررسی دلایل ایجاد وقفه در برخی از مراحل کار و ایجاد تراکم بیهوده در مراحل دیگر
• ساده سازی و کاهش پیچیدگی های کارهای تخصصی
• بررسی علل بروز خستگی بیش از حد کارکنان
• بررسی دلایل پایین بودن کارایی ماشین ها و ابزارآلات و کاهش مرغوبیت کالاهای تولیدی
• بررسی علل افزایش غیر عادی هزینه ها و افزایش بیش از حد معمول تعداد نیروی انسانی سازمان ها

انواع نمودار جریان کار

1. نمودار جریان کار عمودی(یک ستونه)
2. نمودار جریان کار افقی (چند ستونه)

سئوالات مطرح در تجزیه و تحلیل نمودار جریان کاروضع موجود

• در این مرحله چه کاری انجام می شود ؟
• چرا این مرحله از کارانجام می شود ؟
• چرا این مرحله از کار توسط این شخص انجام می شود ؟
• چرا این مرحله از کار در این موقع انجام می شود؟ (تقدم و تاخر)
• چرا این مرحله از کار در این محل انجام می شود ؟

نوشته بررسی ساده ۲ روش برآورد نیروی کار در محیط های سازمانی اولین بار در مجله تخصصی آموزش و توسعه منابع انسانی. پدیدار شد.